Aprobado por Junta de Gobierno de 10 de julio de 2019
Introducción
La implantación de Códigos de Buen Gobierno ha evolucionado progresivamente en la historia reciente de la gobernanza en nuestro entorno económico y administrativo.
Un modelo social de confianza en las instituciones requiere de la incorporación de criterios de rendición de cuentas, equidad, transparencia y responsabilidad social corporativa, a su gobierno corporativo, proporcionando estructuras de autorregulación para el cumplimiento de sus objetivos.
En el Instituto de Actuarios Españoles el ejercicio de la responsabilidad ha de ir acompañado de estos criterios de buen gobierno, cuya aplicación ayuda a transformar las instituciones, creando valor, gestionando eficientemente los recursos, y generando confianza. Bajo estos principios, la Junta de Gobierno del Instituto de Actuarios Españoles ha acordado implantar un Código de Buen Gobierno adaptado a las particularidades de esta Corporación de Derecho Público.
El presente Código de Buen Gobierno tiene por objeto establecer las pautas generales que deben regir la conducta del Instituto de Actuarios Españoles, de los miembros de su Junta de Gobierno, de sus representantes en los distintos órganos y comités, así como sus empleados, en el desarrollo de sus actividades como representantes del Instituto.
Este Código de Buen Gobierno complementa el Código de Conducta aprobado por la Asamblea General Extraordinaria de 9 de diciembre de 1996, a los Estatutos y Normas Estatutarias, y al Estatuto Profesional del Instituto de Actuarios Españoles.
Capítulo I.- Objeto, Misión, Visión y Valores
Artículo 1. Objeto
El presente Código de Buen Gobierno tiene por objeto establecer los principios y las normas de conducta que deben respetar quienes ostenten cargos de representación o sean empleados del Instituto de Actuarios Españoles, en el ejercicio de sus funciones, con el fin de garantizar un marco de actuación institucional basado en la consecución de la misión y el cumplimiento de los valores con la máxima transparencia y eficacia.
En concreto, resulta de aplicación a:
- Miembros de la Junta de Gobierno;
- Miembros del Consejo de la Escuela de Práctica Actuarial y Financiera;
- Representantes en la Actuarial Association of Europe (AAE), International Actuarial Association (IAA), CERA Global Association (CGA), Unión Profesional (UP) o cualquier otra asociación a la que se adhiera el Instituto en el futuro;
- Representantes en órganos colegiados de la Administración Pública y en los grupos de trabajo o comités constituidos por la misma;
- Miembros de Grupos de Trabajo, Consejos Editoriales y de Redacción, y Comités del Instituto.
- Personal laboral y de alta dirección;
- A los Miembros Titulares en su relación con la Institución;
- y a quienes la Junta de Gobierno requiera por razón de su representación.
Artículo 2. Naturaleza, Misión, Visión y Valores
El Instituto de Actuarios Españoles es una Corporación de Derecho Público, con competencias de Colegio Profesional de ámbito nacional para la profesión de Actuario de Seguros, creada por Decreto 12/1959, de 8 de enero.
El Instituto de Actuarios Españoles, como corporación oficial de derecho público, de carácter científico y profesional de ámbito estatal, tiene como misión la regulación, representación, defensa y fomento de la profesión actuarial, así como la colaboración con organismos y autoridades de carácter nacional e internacional.
Nuestra visión es seguir mejorando el presente y el futuro de los actuarios y su contribución al bienestar de la sociedad, defendiendo con eficiencia y trasparencia sus intereses y buscando la excelencia en el ejercicio de la profesión, con independencia del sector o el marco en el que esta se desarrolle, de tal forma que pueda ser reconocida por su sofisticación técnica, su capacidad de innovación, influencia y liderazgo, así como por su rol en la protección de los intereses de los ciudadanos para los que los servicios profesionales de los actuarios tienen consecuencias directas.
Los valores del Instituto son Independencia, Integridad, Transparencia, Excelencia e Igualdad.
Capítulo II. Ámbito de aplicación, aceptación y cumplimiento del Código
Artículo 3. Ámbito de aplicación
El presente Código de Buen Gobierno se aplica a todos aquellos actos y relaciones de los miembros de la Junta de Gobierno, directivos y demás trabajadores internos, entre sí y con otros profesionales, organizaciones y órganos de la Administración, así como con los medios de comunicación y el resto de personas o instituciones con las que se relacionen, con independencia de la modalidad contractual que determine su relación con la organización, posición que ocupen o lugar en el que se encuentren.
Artículo 4. Aceptación y cumplimiento del Código
Las personas afectadas están obligadas a conocer y cumplir este Código con el respeto a los valores y principios que contiene y a seguir las pautas de comportamiento ético que establece. A aquellos que se incorporen a la organización se les hará entrega del presente código y deberán conocer, comprender y aceptar las normas de actuación fijadas en el mismo.
Artículo 5. Difusión
La Junta de Gobierno se compromete a comunicar y difundir el presente Código entre los empleados y los colegiados, así como a controlar su cumplimiento, informando periódicamente a través de su memoria anual. Este código estará a disposición de todos los grupos de interés a través de la página web institucional.
Capítulo III. Pautas de conducta
Artículo 6. Respeto a la legalidad y a los Derechos Humanos
Toda la organización debe conocer las leyes que conciernen a su trabajo y la Junta de Gobierno y la Dirección deberán proporcionar las instrucciones y asesoramiento necesarios.
Ningún miembro de la Junta de Gobierno ni del personal contratado colaborará conscientemente con terceros en la violación de la ley, ni participará en actuaciones que comprometan la legalidad vigente.
Tanto la Junta de Gobierno como los demás cargos y personal de la institución se comprometen a respetar en todas sus actividades los derechos fundamentales de las personas y las libertades públicas reconocidos por los acuerdos nacionales e internacionales, estableciendo la obligación de desempeñar todas sus actividades con pleno respeto a la dignidad humana.
El Instituto de Actuarios Españoles respetará en todo momento la normativa y pactos internacionales de Derechos Humanos, así como lo convenido por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) en materia laboral.
Artículo 7. Lealtad institucional y dedicación
Los cargos de Presidente, Vicepresidente, Secretario General, Tesorero, vocal de la Junta de Gobierno, o de cualquier otro cargo directivo en la corporación colegial, ejercerán sus funciones de acuerdo con los principios de transparencia, imparcialidad, buena fe, igualdad de trato y no discriminación, diligencia, conducta honorable y responsabilidad. Ejercerán los poderes que les atribuye la normativa vigente con la finalidad exclusiva para la que les fueron otorgados y evitarán toda acción que pueda poner en riesgo el interés público.
Los miembros del Instituto de Actuarios Españoles deberán comportarse conforme al principio de lealtad institucional, velando por el buen funcionamiento de la institución colegial.
En todo proceso de elecciones, una vez que se obtenga un resultado democrático, éste debe ser asumido y respetado por encima de cualquier interés contrario al mismo, sin perjuicio de las vías o procedimientos administrativos o contenciosos que pudieran articularse.
Solo podrán realizar declaraciones públicas sobre la institución el/los cargo/s de la Junta de Gobierno legitimados para ello, o las personas expresamente autorizadas por Junta de Gobierno cuando por razón de su experiencia sea aconsejable. Cuando un miembro de la Junta no autorizado para hacer declaraciones públicas sobre el Instituto de Actuarios Españoles, se manifieste públicamente sobre cualquier cuestión relacionada con la institución, deberá dejar claro que se trata de una opinión personal. En cualquier caso, todas las personas afectadas por este código se expresarán y desarrollarán sus actividades garantizando la adecuada salvaguarda de la dignidad de la profesión y de la imagen y la honorabilidad del Instituto de Actuarios Españoles.
Artículo 8. Independencia
Los miembros de la Junta de Gobierno y demás cargos de la institución actuarán con total autonomía e independencia en el ejercicio de sus funciones, adoptando las decisiones más oportunas en cada caso a la vista de la información de que se disponga y de las deliberaciones que se desarrollen en el seno de la entidad.
El Instituto de Actuarios Españoles no aceptará aportaciones, económicas o de otra naturaleza, que condicionen el cumplimiento de sus objetivos, valores o principios, o que pongan en peligro el cumplimiento de sus fines.
Artículo 9. Confidencialidad
Los cargos directivos de la corporación colegial guardarán debida reserva respecto a los hechos e informaciones conocidos con motivo u ocasión del ejercicio de sus competencias.
Los miembros de la Junta de Gobierno y el personal de la institución deberán mantener la confidencialidad sobre cuantos datos e información no públicos dispongan como consecuencia de su actividad y cuya divulgación pueda afectar a los intereses de la institución y/o sus representados. La recopilación, custodia, utilización y actualización de esta información respetará escrupulosamente la normativa sobre protección de datos y contará con las debidas garantías judiciales.
Artículo 10. Conflictos de interés
Se consideran conflicto de interés todas aquellas circunstancias donde los intereses personales de los miembros de la Junta de Gobierno y demás cargos de la institución interfieren, de forma directa o indirecta, en el cumplimiento responsable y ético de sus deberes y responsabilidades profesionales o les involucran a título personal en alguna transacción u operación económica de la organización, sus colegiados o sus proveedores.
Las personas afectadas por el Código deberán actuar siempre en defensa del interés general de la organización y de la profesión. Se deberá actuar siempre de manera que los intereses particulares de las personas sujetas a este Código no primen sobre los de la organización y/o profesión. Esta pauta se aplicará tanto a las relaciones de las personas afectadas por el Código, como a las que mantengan con terceros.
Ante la existencia de cualquier interés personal o profesional, el miembro de la Junta o cargo de la institución deberá abstenerse no solo de intervenir y votar, sino también de hallarse presente durante la toma de decisión.
Cualquier duda sobre un posible conflicto de intereses o cuando no resulte posible evitarlo, deberá ponerse en conocimiento de la Comisión del Código de Buen Gobierno.
Artículo 11. Incompatibilidades
El Instituto de Actuarios Españoles entiende y respeta la participación de los miembros de la Junta de Gobierno o demás cargos de la institución en otras actividades empresariales o institucionales siempre que sean legales y no entren en concurrencia desleal y no supongan colisión ni interferencia alguna con las responsabilidades, obligaciones y debida dedicación a su cargo dentro del Colegio.
El desempeño de un cargo en la institución es incompatible con la aceptación de cualquier encargo profesional por su condición de miembro de Junta de Gobierno o empleado de la institución.
En el caso de cualquier causa de incompatibilidad, originaria o sobrevenida, la persona afectada deberá dimitir de su cargo tan pronto como tenga conocimiento de la misma, o bien dimitir o cesar en el cargo o puesto afectado por la incompatibilidad, siempre que esta no pueda ser subsanada.
Artículo 12. Transparencia
Los cargos colegiales observarán el principio de transparencia en su gestión y estarán sujetas a la Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno, en lo relativo a sus actividades sujetas a Derecho Administrativo.
El Instituto de Actuarios Españoles facilitará a quien lo solicite información sobre sus líneas de actuación, objetivos, obtención de recursos y composición de sus órganos de gobierno.
El Instituto de Actuarios Españoles publicará anualmente una memoria con información sobre sus actividades, programas y recursos.
Sin perjuicio del cumplimiento de cualesquiera otras obligaciones legales que pudieran resultar de aplicación, las cuentas anuales del Instituto de Actuarios Españoles serán objeto de auditoría externa anual en los términos estatutariamente previstos. Asimismo, para garantizar su adecuada función directora, la Junta de Gobierno dispondrá en todo momento de acceso a la información financiera y de gestión de la institución.
22 de diciembre del 2021
Artículo 13. Regalos
Ningún miembro de la Junta de Gobierno ni otros cargos de la institución recurrirá a prácticas contrarias a la ética y a la ley para influir en las personas, entidades u organizaciones con las que se relacione la organización.
Ninguna persona sujeta por este código podrá realizar o recibir pagos en metálico o especie, o cualquier otro beneficio que por su valor afecte al desarrollo de las relaciones entre las partes o pueda afectar al buen nombre de la organización y/o de la profesión. Queda prohibido el ofrecimiento o aceptación de regalos que resulten desproporcionados o alejados de los usos y costumbres, tanto en la organización como en el entorno.
Las aportaciones o regalos que se dirijan al apoyo de una sociedad de beneficencia, fundación o eventos social de la comunidad están exentos de estos límites, aunque todos los proyectos sociales en los que la organización participe tendrán que ser coherentes con la forma de actuar y la política de responsabilidad social corporativa de la institución.
Artículo 14. Veracidad de la información
En general, tanto la Junta de Gobierno como el personal de la institución pondrán especial cuidado sobre la fiabilidad de la información facilitada y transmitida, y ésta a su vez deberá ser veraz, completa y comprensible.
Artículo 15. Igualdad y no discriminación
El Instituto de Actuarios Españoles promoverá el desarrollo profesional y personal de todos sus empleados, asegurando la igualdad de oportunidades a través de sus actuaciones. La selección de sus empleados estará basada en su competencia en el desempeño de sus funciones, así como en los criterios de mérito y capacidad definidos en el perfil del puesto de trabajo.
Todos los empleados deberán participar activamente en los planes de formación que la institución pone a su disposición para actualizar los conocimientos necesarios para su mejora profesional.
El Instituto de Actuarios Españoles promoverá la igualdad de oportunidades, evitando cualquier de discriminación, directa o indirecta, por motivos de raza, sexo, religión, opinión política, nacionalidad, orientación sexual o cualquier otra condición física, psíquica o social. Asimismo, se impulsará la conciliación de la vida familiar y profesional.
Artículo 16. Violencia y acoso
El Instituto de Actuarios Españoles rechaza cualquier manifestación de violencia, acoso físico, sexual, psicológico o moral en el ámbito laboral, así como cualquier otra conducta ofensiva o abusiva que pueda generar un entorno intimidatorio hacia los derechos de las personas.
Artículo 17. Uso de los recursos
La Junta de Gobierno, los puestos directivos y demás empleados del Instituto de Actuarios Españoles solo podrán hacer uso de los activos e instalaciones colegiales en el ejercicio de las funciones propias de su cargo.
Utilizarán los medios que la organización ponga a su disposición única y exclusivamente para el desempeño de sus funciones, procurando un uso eficiente de los bienes y servicios de la institución y no los utilizarán en beneficio propio, ni se beneficiarán de su posición para obtener ventajas patrimoniales o personales.
Artículo 18. Respeto por el medioambiente
El Instituto de Actuarios Españoles asume el compromiso de procurar el mayor respeto al medioambiente en el desarrollo de sus actividades así como de minimizar los efectos negativos que, eventualmente, se pudieran ocasionar.
Todas las personas de la institución deberán comprometerse activa y responsablemente en la conservación del medio ambiente, para lo cual cumplirá las exigencias legales y los procedimientos estipulados para cada puesto de trabajo. Asimismo, deben esforzarse en minimizar el impacto medioambiental derivado de sus actividades y de la utilización de las instalaciones, equipos y medios de trabajo puestos a su disposición, procurando un uso eficiente de los mismos.
Artículo 19. Relación con los colegiados
El Instituto de Actuarios Españoles se compromete a informar a sus colegiados de todos aquellos hechos y circunstancias relacionadas con la organización que puedan afectar a su relación.
Toda la organización debe actuar de forma íntegra con sus colegiados, teniendo como objetivo la consecución de los más altos niveles de calidad y excelencia en el desarrollo de unas relaciones basadas en la confianza y el respeto mutuo. Todos los colegiados serán tratados de una forma respetuosa, justa, honesta y acorde con los principios y valores fundamentales de la institución.
La relación con los colegiados ha de basarse en la eficacia, profesionalidad, mentalidad de servicio y colaboración, buscando satisfacer sus necesidades, aportándoles soluciones competitivas y de calidad.
Artículo 20. Relación con proveedores o colaboradores
El Instituto de Actuarios Españoles promoverá el establecimiento de relaciones estables con sus proveedores y empresas colaboradoras basadas en la confianza, en la exigencia de la máxima calidad, la transparencia, la búsqueda de la mejora continua y el beneficio mutuo, impulsando actividades de innovación y desarrollo.
Para ello, las relaciones con los proveedores deberán ajustarse a un marco de colaboración mutua que facilite la consecución de objetivos por ambas partes, por lo que el tratamiento ha de ser de igual a igual y siempre dentro del marco legal.
El Instituto de Actuarios Españoles velará por que las empresas suministradoras de productos/servicios desarrollen su actividad en el marco de la Responsabilidad Social Corporativa y la ética empresarial.
La selección de proveedores deberá realizarse garantizando la transparencia, la igualdad de trato y la utilización de criterios objetivos.
Todo aquel que participe en la contratación de servicios o compra de bienes tienen la obligación de actuar con total independencia, imparcialidad y objetividad, aplicando criterios de calidad y coste y evitando la colisión de sus intereses personales con los del Colegio.
No se permitirán prácticas de compra que no cumplan con las garantías citadas ni situaciones que provoquen un provecho o enriquecimiento de alguna persona de la organización, del propio proveedor o de terceros. Asimismo, está prohibido ofrecer, dar, solicitar o recibir cualquier tipo de cobro o pago fuera de contrato o pedido.
Artículo 21. Relación con los poderes públicos y los reguladores
En su relación con los poderes públicos y los reguladores, el Instituto de Actuarios Españoles, como entidad de representación de los intereses legítimos de la profesión, debe comportarse con profesionalidad, transparencia y respeto mutuo. En la defensa de sus principios, se desecharán protagonismos y actitudes competitivas.
Se crearán y potenciarán espacios de encuentro para mejorar las relaciones y poder alcanzar acuerdos en beneficio del interés general.
Artículo 22. Relación con otras entidades y con la sociedad
El Instituto de Actuarios Españoles mantendrá una relación de diálogo con la sociedad y con otras entidades, tanto públicas como privadas, con el fin de mejorar las condiciones sociales gracias a todo tipo de sinergias y/u oportunidades de colaboración, dentro de sus fines y funciones.
Capítulo IV. Infracciones y comunicación
Artículo 23. Interpretación y procedimiento sancionador
Toda la organización está obligada a cumplir y hacer cumplir este Código. Cualquier duda sobre su interpretación o aplicación deberá consultarse con un superior jerárquico o plantearse a la Comisión del Código de Buen Gobierno.
La Comisión del Código de Buen Gobierno es el órgano al que las personas sujetas a su ámbito de aplicación deben dirigirse para comunicar posibles incumplimientos, tanto si les afectan personalmente como a terceros. La Comisión tiene por finalidad fomentar la difusión, conocimiento y cumplimiento del Código en toda la organización, así como su difusión externa. Es la encargada de facilitar los canales de información y denuncia y de tramitar las denuncias. En caso de que se compruebe que se han incumplido alguna de sus pautas, propondrá la correspondiente sanción, que será ratificada y aplicada por la Junta de Gobierno. Asimismo, interpretará las dudas sobre el Código y realizar informes anuales sobre su cumplimiento, con las recomendaciones oportunas para su actualización.
Artículo 24. Comunicación
El Instituto de Actuarios Españoles ha establecido unas líneas de comunicación a las que puede dirigirse cualquier persona con sospechas fundadas de presuntas vulneraciones de las pautas establecidas en este Código.
Dirección postal:
C/ Víctor Andrés Belaúnde, 36, Madrid 28016, España.
Correo electrónico: compliance@actuarios.org
Artículo 25. Normas de actuación
Se garantiza, conforme a lo dispuesto al Reglamento General de Protección de Datos, la confidencialidad de las denuncias, y no se admitirán represalias sobre aquellos que comuniquen de buena fe los presuntos incumplimientos. Asimismo, se garantizará la confidencialidad y los derechos de las personas implicadas en su incumplimiento.
El uso de este canal de forma temeraria o con falsedad constituirá falta muy grave, sujeta a los procedimientos disciplinarios establecidos en los Estatutos del Instituto de Actuarios Españoles, sin perjuicio de que pueda conllevar asimismo posibles responsabilidades civiles o penales contempladas por la ley.
Capítulo V. Vigencia
Artículo 26. Entrada en vigor y vigencia
El presente Código de Buen Gobierno entrará inmediatamente en vigor tras su aprobación por la Junta de Gobierno y estará vigente en tanto no se apruebe su anulación. Deberá darse cuenta en la primera Asamblea General, ordinaria o extraordinaria, que se convoque tras ser aprobada por la Junta de Gobierno.
Artículo 27. Actualización y modificación del código de buen gobierno
La Junta de Gobierno asume el compromiso de promover la actualización del presente Código con el fin de asegurar su adecuación a las circunstancias de la institución y a la normativa vigente en cada momento. Podrán proponer modificaciones de este Código, totales o parciales, cualquiera de los miembros de la Junta de Gobierno. La propuesta deberá incluir el texto de la modificación y una memoria justificativa de la misma. Debe darse cuenta de toda modificación del Código de Buen Gobierno a la Asamblea General, incluyéndose en el Orden del Día y facilitando el acceso al texto de la modificación y a su memoria justificativa.
Disposición adicional primera.
La Junta de Gobierno creará en el plazo máximo de tres meses una Comisión de Buen Gobierno, formada por tres miembros titulares del Instituto de Actuarios Españoles, de los cuales al menos uno debe ser un expresidente y otro un miembro de la Junta de Gobierno. Los nombramientos de miembros de esta comisión cuyo carácter no esté vinculado a la pertenencia a Junta de Gobierno tendrán una vigencia de cinco años.
Disposición adicional segunda.
La tipificación de las infracciones y la calificación de sus sanciones se realizarán conforme a lo establecido en la Sección 1ª del Capítulo VII de Normas Estatutarias de Desarrollo, aprobadas en Asamblea General de 24 de marzo de 2010.
Disposición adicional final.
El presente Código de Buen Gobierno deberá publicarse en el área pública de la página web del Instituto de Actuarios Españoles en el plazo máximo de siete días desde su aprobación.